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2020-09-04 09:51:20

円滑に進めるために!ウェブ会議システムを選択するときのポイント5選

Web会議

 

新型コロナウィルス感染症の流行により、出勤せずにウェブ上で会議を行う機会が多くなってきました。
ですが、その際にネット環境や音声問題により、
円滑に会議を進めることができなかった経験がある方も多いのでは?
そこで、スムーズにウェブ会議を進めるための、ウェブ会議システム選択のポイントを5つご紹介します。

ポイント① 音声の品質

ウェブ会議で最も重要と言っても過言ではないのが、「音声の品質」です。
今までのウェブ会議で
「音が聞き取りにくい」
「エコーがかかってよく聞こえない」
「音声が途切れる」
「音にタイムラグがある」
などにより、会議のスタートが遅れたご経験がある方も多いのではないでしょうか?

まず、ウェブ会議のサービスを導入する際には、音質にこだわって選ぶことをお勧めします。
クリアな音で聞き取りやすくストレスがない音質とは聞いてみないとわからないので、
サービスを導入する前に、一度無料お試しサービスなどで実際に試してみることが必要です。

さらにポイントとなるは、パソコン音声接続と電話接続を切り替えることができるサービスがあるかどうかです。
万が一パソコンのネット環境が悪く、どうやっても音声が聞こえなかったり、途切れてしまったりしても、
パソコンの音声ではなく電話接続にて会議を進めることができる機能がついたサービスを選んでいると、
非常に助かることでしょう。

ポイント② 資料配布をスムーズにする共有機能

社内で顔を見合わせて会議を行う時には、会議資料が配られることが一般的ですよね。
しかし、ウェブ上では資料を直接配ることができません。

そこで便利となる機能が、「ファイル共有」「スクリーン共有」機能です。
パワーポイントやエクセル資料を参加者全員、同じタイミングで見ながら確認ができ、
またデスクトップの今開いている画面を見せたい場合は、スクリーン共有で全員と共有ができるのです。
この機能があれば、どの資料のことを言っていて、どこのファイルを開いているのか、
といったことがすぐにわかり、円滑な会議進行が可能となります。

さらには、「動画共有」という機能があるサービスもあります。
会議中の様子を動画として保存でき、前回の会議を振り返ることも可能です。
なにを発言していて、誰がどんな発言をしていたかなどを振り返ることもができ、次の議題に入りやすくなるでしょう。
また、書記が議事録を書く際に、「この時なんて言ってたかな?」となかなか思い出せないことって、
意外と少なくないと思います。そんな時も振り返って見ることができたら便利ですよね。

ポイント③ メモ機能がついている

会議中に思い浮かんだアイデアや、補足情報などを資料に書くこともあると思います。
ウェブ上でも同じことができる機能を持ったウェブ会議サービスがあります。
わざわざ、紙のメモ帳やテキストファイルを開いて・・・というような手間がなくなるため、
会議をさらにスムーズに進めることができるでしょう。
そして、そのメモを全員分共有することも可能なので、議事録にまとめる際にもとても便利です。

ポイント④ チャット機能がついている

会議中に、個人的に特定の人に確認したいことや、どうしても伝えたいことってありませんか?
ウェブ会議上でも、そのようなことが出てくるでしょう。
そんな時に便利なのがチャット機能です。
宛先を全員にもできるので、伝えたいことを文面で送ることができます。
例えば、音声がどうしても聞こえない、自分の声を伝えることができない場合にも、
メッセージで伝えることができます。

ポイント⑤ コミュニケーションがとりやすい映像つき機能

皆さん、会議中に参加者それぞれの表情を見ると思います。
それも大事なコミュニケーションの一つです。

ウェブ会議でも、音声だけになるとお互いの表情が見えない上、
誰が参加して、全員揃っているのかもわかりません。
さらに、表情がわからないと、情報に対して理解できているのか、
または説明不足なのか、不満があるのか、納得しているのか、などが読み取れません。

そこで、映像付き、さらには解像度が良いウェブ会議サービスを使えば、
その問題は解決され、スムーズな会議が可能になることでしょう。

サービスによっては、様々な機能があり、今誰が発言しているのが一目でわかる機能や、
画面の表示モードを変更できる機能、全員揃ったか分かる機能などあります。
ウェブ会議上でもコミュニケーションはとても大切ですので、
一方通行にならないようこのような便利な機能を駆使していきましょう。

最後に

いかがでしたでしょうか。

ウェブ会議システムを導入するにあたって、
ウェブ会議をスムーズに行うために必要な機能のポイント5つをご紹介しました。

上記のポイントを参考にしていただき、これから導入する方、
または今導入しているが円滑にいっておらず困っている方は、ぜひ参考にしていただければ幸いです。
実際に使ってみないとわからない点もたくさんあると思いますので、
色々なサービスを使ってみて、自分たちにあうサービスを見つけてみるのも良いでしょう。

 

ビジ助channelコンテンツ担当:スターティアWebマーケティング部

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