2020-10-14 09:00:12

ウェブ会議をスムーズに進めるためのポイント8選

新型コロナウイルスを契機にリモートワークが加速され、ウェブ会議を導入する企業が増えています。
どこでもリアルタイムで会議ができることがメリットですが、様々な問題も出てきています。
今回は、スムーズなウェブ会議の進め方について解説していきます。

事前準備

1．使用するソフトやツールの接続確認やテスト

使用したことのないソフトやツールはもちろんですが、久しぶりに使う場合でも必ず事前に接続確認やテストを行いましょう。
知らない間にバージョンが上がっていて、会議が始まってからアップロードをかけないといけないといった事態も考えられます。
もしそんなことになれば、会議がスムーズにいかないことはもちろん、
相手を待たせることにもなり印象が悪くなったりしてしまいます。

また、ウェブ会議やツールの操作に不慣れな人がいることもあるので、
予想される場合は事前にフォローしておくことも大切です。

2．課題や資料、会議に参加するためのＵＲＬなどの共有

会議に使用する資料や参加するために必要なＵＲＬを共有しておくことはもちろん、
何のための会議なのかを共有しておくことも大切です。
これは、会議の基本中の基本ではありますが、対面ではないウェブ会議だからこそより重く捉えておく必要があります。
情報共有なのか、意思決定なのか、アイデア出しなのか等、
会議の最終的なゴールを参加者全員が明確にわかっていれば、会議自体をぶれずに進めることができます。

また、資料を共有する場合は資料順に番号を付けておくと、会議中に「〇番の資料を確認ください」と伝えることができます。
すぐに全員が同じ資料に注目することができるので、効率良く会議を進めることができます。

3．進行役や記録役などの役割の選定

少人数の会議ではあまり必要ありませんが、会議に参加するのがある程度の人数になると、
進行役1人がホストでは心もとない場合もあります。
もう1人が共同ホストとして、途中入場者のフォローをしたり音声のＯＮ・ＯＦＦを手伝ったりすると、とてもスムーズに会議を進行できます。
また、議事録をチャットに入力してもらう記録役や会議の時間管理を行うタイムキーパーなども決めておくと良いでしょう。

実践

4．チェックインタイムを設ける

チェックインタイムとは、会議に入る前に行う参加者同士のショートトークの時間です。
この時間を設けて全員が口を開くことで、場の空気が柔らかくなり積極的に発言し易い状態を作ることができます。
参加者全員が揃っているかの点呼や、どの部署の誰が参加しているかなど参加者の紹介をする時間にしても良いと思います。
ただし、大人数での会議になると手短に済ませられなくなるので、参加人数によって使い分けましょう。

5．音声のＯＮ・ＯＦＦを使い分ける

ウェブ会議において「音声」は命です。
発言が正確に聞き取れない、会議以外の音(家の周りの工事の音、車やバイクの音、自分のくしゃみや咳など)で
集中できないとなれば会議自体の質が大幅に落ちてしまいます。
ですので、自分が発言する時以外はマイクをＯＦＦにすることをオススメします。
ほとんどのウェブ会議のツールはマイクのＯＮとＯＦＦを自由に切り替えられるので上手に使い分けましょう。

6．パソコン内蔵のマイクは使用しない

上記のポイントで記載した「音声」に関することですが、パソコン内蔵のマイクを使用すると、
議事録を入力したり、パソコンで調べものをしたり、
チャットに入力したりする際のタイピングの音を拾ってしまいますし、通知がきた際の通知音も拾ってしまいます。
そうなると、会議に集中しにくいですし、誰かが発言している際にはその妨げにもなってしまいます。
マイクのＯＮ・ＯＦＦを完璧に使いこなせれば問題ありませんが、
ウェブ会議上級者以外の方はなかなか難しいと思うのでマイクは別売りのものを使いましょう。

7．カメラは常にＯＮに

ウェブ会議は直接会って話すわけではないので、意思疎通が非常に難しいです。
どんな感情で何を考えているのか、何を意図しているのかというのは、顔や雰囲気で感じとれることも多いですよね。
顔が見えず声だけでのコミュニケーションしかできないとなれば、会議をスムーズに進めることは難しくなります。
ですので、ウェブ会議中は常にカメラをＯＮにして、
自分の感情を相手に伝える・相手の感情を読み取ることができる環境を作って下さい。

8．フォローを入れる

ウェブ会議ではお互いの表情やしぐさなどが見え辛い状況です。
そのため、参加者全員がきちんと会議についてきているか、
理解しながら会議が行えているかを対面の会議のとき以上に気にかける必要があります。
特に、進行役やサブの方は参加者の様子を注意深く観察し、必要に応じて確認やフォローを入れながら会議を進めましょう。

まとめ

ウェブ会議の特徴は「対面ではない」ことです。
対面ではないからこそ、集中しにくい・相手の状態がわかりにくいといった弊害がでてきます。
ウェブ会議をスムーズに進めるためには、その弊害を工夫や気遣いで克服することが求められます。
上記にあげてきたように、そのポイントはいくつもあり、ホストや進行役1人の気遣いではなかなか難しいものです。
ウェブ会議の参加者全員が、今回あげたポイントを意識してウェブ会議をスムーズに進められる環境を相互に作り合っていきましょう。