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2021-04-28 10:00:33

社内の情報共有を効率化!そのメリットと方法について解説

社内の情報共有を効率化!そのメリットと方法について解説

経営資源であるヒト・モノ・カネ・情報はどれも重要ではありますが、
とりわけ情報の重要性が高まってきているといえます。
この情報を有効に使うためには、社内での情報共有をいかに効率化していくかがポイントとなるでしょう。
そこで今回は、社内の情報共有を効率化することのメリットとその方法について解説します。

社内の情報共有を効率化するメリット・方法について動画解説!

情報共有を効率化することのメリット

情報共有を効率化することのメリットは、業務効率化が進み、生産性が高まることにあります。
もう少し詳細に、そのメリットについてご紹介しましょう。

個人のナレッジやノウハウを全体で活かせる

素晴らしいナレッジやノウハウがあっても、それが個人で止まってしまっていることがあります。
情報共有が効率化されることで、1人よりも2人、2人よりも3人が
そのナレッジやノウハウを活用することができれば、会社全体の生産性が高まるでしょう。

プロジェクトなどを効率的に進められる

情報共有がうまくいっていればプロジェクトの全体像を的確に把握することができ、
最適な判断を素早く行うことができます。
また、チーム内、そして他部署との連携も取りやすくなり、
効率的にプロジェクトなどを進めることができるでしょう。

業務時間が短縮できる

何か不明点が出てきたり、トラブルが発生したりした時、
その解決策を探すために、誰かに聞いたり、調べたりしていて時間がかかることがあるでしょう。
そのような場面でも情報共有が効率的に行われている、もしくは効率的に情報を検索することができれば、
過去にあった同様のトラブル事例から瞬時に解決策を導くことができます。

また大勢で一つのことを決めるときにも、情報が即座に行き渡れば、決定スピードが上がります。
このように、無駄な時間を大幅に省くことができるので、大きな業務効率化になります。

新人教育に活用できる

上司や先輩から、新人が様々な仕事に関するアドバイスをもらうのは大切なことです。
しかし、個別に対応をしていることで何度も同じことを説明するのに時間を取られていたり、
不要な情報まで伝えていたり、必要な情報が抜けていたりすることも考えられます。

新人教育においても、情報共有が効率化されていて、いつでも必要な情報が引き出せるようになっていれば、
新人の成長スピードは高まり、上司や先輩の業務時間は短縮されることになるでしょう。

情報共有が十分でない場合のデメリット

続いて、十分に情報共有ができていない場合に、どのようなデメリットがあるのかをまとめます。

顧客からの信頼を損なう

情報共有が、必要なタイミングで正しく行われていなかったために、
顧客への対応を誤ったり、対応が遅れたりして、信頼を損なう可能性があります。

業務効率が下がる

必要な情報を探すのに時間がかかったり、何度も同じことを伝えることになったりと、
無駄な時間を割くことになり、業務効率が下がってしまいます。

生産性が下がる

必要な情報にたどり着けなかったり、情報の伝達が遅れたり、
情報共有がされていなかったりすることで、これから行う業務の質が下がり、
生産性が下がってしまうことにつながります。

社内の情報共有に関する課題

画像

 

「うちは情報共有をしっかりしているよ」と思っていても、本当にそうなのか、一度考えてみてください。
以下のような課題がある場合はないでしょうか?

情報共有に対する意識が低い

情報共有のための掲示板やクラウド、ツールが用意されていたとしても、従業員がそれを活用する意識が低い場合があります。
意識の低さは、以下のような状態につながります。
 

実は情報が蓄積されていない

新しい情報が蓄積されていかなければ、いつかその情報共有場所は何の価値も持たなくなってしまいます。

情報を記録し共有するということは、共有者側にとって一定の負荷がかかります。
情報共有に価値を感じていなければ新しい情報が蓄積されません。
⇒新しい情報が無いので更に価値を感じづらくなります。
 ⇒価値を感じないので新しい情報を蓄積しない……
と、負のスパイラルに陥ることも少なくありません。

まずは責任者をたてて、情報蓄積が行われているかチェックさせることで、
情報を残すことを習慣化してしまうのが良いでしょう。
 

共有された情報をほとんど誰もみていない

知りたいと思えるような情報が載っていない、検索がしにくい、
そもそも存在を認識していないといった理由で、共有された情報をほとんど誰も見ていないということがあります。
先輩たちがせっかく情報を共有していても、それを活かすべき新人たちは全くそれを見ていない…なんてことも起こり得るのです。

他にも、こんな例はないでしょうか。
頻繁に、情報が「CC」でメールが送信されていたり、全社メールで送信されていたりする企業もあると思います。
こうしたメールについて、自分と関係のない情報が多く混ざっている状況が続くと、
いつの間にか「CC」メールをしっかりと確認せず、本当に確認すべき情報まで見落としてしまう可能性があるのです。

情報共有方法が混在している

何らかの形で情報共有しようという意識はあったとしても、
個人や部署で情報共有方法が異なっていることで非効率的になっている場合があります。

紙の資料、メール、情報共有クラウド、社内チャットなど、社内で複数の情報共有方法が存在していると、
1つの知りたい情報を探すためにいくつもの場所を検索しなければならなかったり、
全てを網羅できず本来必要だった情報を得ることができなかったりする可能性があります。

その結果、業務効率、生産性ともに下がってしまうことになるでしょう。

情報共有のスピードが遅い

情報は鮮度も重要です。
新しい情報は、できる限り早く共有されることが望まれます。

そのためには、できるだけ簡単に手軽に情報共有ができる環境が整っている必要があります。
既存のシステムや運用方法が不便なものであれば、変更を検討した方が良いでしょう。

情報共有を効率化するための順序

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どのように情報共有を進めるのか、またどのように運用していくのか決めるためには順序があります。
例えば、周囲の評判を聞いて何となく情報共有ツールを選んでしまっては、後悔することにもなりかねません。

社内の現状を把握する

まずは現在、社内ではどのように情報共有がされていて、どれほどの情報が蓄積されているのか、
どれほど活用されているのかを把握しましょう。
現状を把握することで、どこに課題があるのかが見えてきます。

実際に使う従業員の意見を聞く

一般的に良いといわれているツールや運用方法を導入しても、
実際に使う従業員が「使いやすい」「使いたい」と感じなければ、形だけで終わってしまう可能性が高いです。
従業員の意見を聞き、どのような形が「使いやすい」のかを理解した上で、次のステップに進んだ方が良いでしょう。

情報共有を効率化するための方法とは

現状と課題を把握したら、情報共有を効率化するための方法を選択し、実行していきましょう。
この章では、その方法についてご紹介します。

情報共有の重要性について意識づける

形だけで終わらせないためには、情報共有を行う従業員一人一人が、その重要性について理解することです。
情報共有が効率化され、多くの情報が活かされるようになったらどのようなメリットがあるのか、
また正しく情報共有が行われなかった場合にどんなデメリットがあるのかを、全体の意識が高まるまで発信し続けましょう。

不要な情報共有方法を撤廃する

すでに形骸化しているもの、使い勝手の悪いものなどは撤廃してしまいます。
これだけでも無駄な作業が減り、業務の効率化につながります。
残った方法について、新しい方法を導入して入れ替えるのか、今の方法を改善していくのかを決めると良いでしょう。

情報共有に関するルールを作る

「情報共有をしていきましょう」と働きかけるだけでは限界があります。
漏れなく確実に情報共有を進めていくには、ある程度のルール化も必要です。
ルール化をしておくことで、うっかり忘れてしまうリスクも減らすことができます。

例えば、「出社直後の15分に」「朝のミーティングに」「昼のミーティングに」「帰社前の15分に」
決められた方法で情報共有を行うといったように、タイミングや方法をルール化しましょう。
出社直後や帰社前は人によってタイミングが異なるので、多くの人が同時に実行できるタイミングの方がより確実だと思います。
また、方法を1本化することで、情報確認に関する作業が効率化されます。

初めは情報共有の時間が窮屈に感じる従業員がいるかもしれませんが、
情報があるべきタイミングで共有され、蓄積されていけば、その価値を感じることができるはずです。
そうなれば、従業員一人一人が、自主的に情報共有を行うようになるのではないでしょうか。

情報共有ツールを導入する

今は、情報共有のための便利なツールが多数存在しています。
そのツールを活用することが、情報共有の効率化の近道になるでしょう。

情報共有ツールの主な機能には、チャット・ドキュメントの共有・スケジュール管理・タスク管理・電話・Web会議があります。
CRMやSFAも情報共有ツールとも言えるのではないでしょうか。

ツールによってサービス内容は異なりますし、実際に使われなければ意味がありません。
不要なものが入っていれば、無駄なコストになったり、複雑になることで使い勝手が悪くなったりする可能性もあります。
自社の課題にあっていて、従業員が使いやすいかという視点を持って選ぶことが重要です。

ほとんどの情報共有ツールはパソコンやタブレット、スマートフォンといった端末に対応していますが、
現在社内で利用している端末やブラウザなどからアクセスができるどうかも、念のため確認しましょう。

また、情報には価値があります。外部に漏れては大変です。
情報共有ツールを選ぶ際には、コストだけではなく、セキュリティ面も重視することを忘れないでください。
 

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最後に

何事も改善するには、現状を把握することが第一歩です。
情報共有に関して、何か課題がないのか確認してみてください。

従業員に一定のITリテラシーがあれば、情報共有ツールを導入することで、情報共有の効率化は大きく進むはずです。
課題を明確にし、実際に使う従業員の意見をしっかりと聞いた上で、
継続的に使うことができる情報共有ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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