オフィスを構えている企業にとって、大きな負担となっているのがオフィス賃料。
オフィスの賃料を削減することができれば、会社全体にとって大きなコストの削減になります。
そこで今回は、オフィスの賃料を削減する方法について解説します。
オフィスの賃料を削減する方法について動画解説！
オフィスに関する現状を把握する
オフィス賃料の削減策を検討するには、まずオフィスに関する現状を把握しましょう。
- 賃料
現在いくら賃料を払っているかを確認します。
複数のオフィスを借りている場合は、オフィスごとの賃料を把握しましょう。
その際、月額、年額など、支払い方法についても確認してください。
- 更新料
2年毎の更新が一般的ですが、契約によって異なることもあります。
いつ、いくらの更新料が必要か確認してください。
- 現在の粗利
粗利に対して、賃料にかけて良いコストは10％未満といわれています。
現在の粗利に対して賃料が妥当かどうかの判断をするために確認しましょう。
- オフィス賃料以外のコスト
現在のオフィスを借りていることによって発生しているコストを確認します。
光熱費、清掃代に加え、従業員の交通費についても、オフィスが変わるとコストが変わるので確認しましょう。
- 築年数
借りた当初は新しい物件であったとしても、今は周辺の賃貸オフィスと比べて古い物件になっているかもしれません。
改めて現在の築年数について確認してください。
- 立地条件
立地条件はオフィス賃料に大きな影響があります。
交通の利便性の他にも、銀行が近い、郵便局が近い、コンビニエンスストアが近いなど、
何かしらの利点があればそれも一緒に挙げておきましょう。
- 面積
オフィス全体の面積を確認しましょう。
その際、坪単価いくらの賃料を支払っているかについても把握します。
- 施設、設備（オフィス内）とその利用度合
執務室以外に、応接室、会議室、休憩室などの施設がどれくらいの面積で設置されているのか、
複合機やシュレッダーなどの設備がどれくらい設置されているのか、そしてその利用度合について確認します。
- 施設、設備（オフィス外）とその利用度合
オフィス外にある設備とその利用度合いについて確認します。
空調、エレベーター、トイレ、給湯室などに加え、共有のミーティングスペースなどがあれば、それらについても確認しましょう。
- 座席数と稼働率
座席の数と、その稼働率を確認します。
単純に従業員の数に対して座席がどれくらいあるかということだけでなく、
どれくらいの割合で実際に着席しているかについても確認してください。
- 賃貸契約更新時期
次の契約更新がいつになるのか確認しましょう。
オフィスを解約する場合には更新時期にあわせた方が、無駄がありません。
- 解約告知期間
契約更新時期以外にオフィスを解約する場合は、その旨を事前に貸主に告知しなければなりません。
住宅のように短期間ではなく3〜６ヶ月前に告知しなければならないことが多いため、
事前に確認して、スケジュールを計算して移転を進める必要があります。
- 中途解約違約金
契約更新時期以外にオフィスを解約する場合は、違約金が発生する可能性があります。
いくらかかるのかを確認しておきましょう。
- 原状回復費用
賃貸オフィスを解約する場合は、原状回復費用が発生する場合があります。
どこまで原状回復をする必要があるのか、そしてそれにかかる大体の費用を把握しておきましょう。
最近では居抜きオフィスとして次に貸し出すため、原状回復をせずに解約できることもあります。
周辺のオフィス賃料について調べる
周辺のオフィス賃料についても調べてみましょう。
立地と面積が大体同じような物件の賃料がどれくらいなのか知ることは、賃料の交渉材料になります。
その際、築年数や設備の違いについてもよく確認しておきます。
住宅と異なり、オフィスの賃料は非公開になっている場合も少なくありません。
本当の相場感を知るためには、実際に足を運ぶことも必要です。
仲介業者に実際に聞いてみたり、近隣にオフィスを構えている知り合いがいれば教えてもらったりするのも一つの手です。
オフィス賃料のコスト削減方法
続いて、具体的にオフィスの賃料を削減する方法をご紹介します。
オフィスの賃料を交渉する
現状のオフィスに満足していて、できるだけ変更を加えたくない場合は、
オフィス賃料の値下げを交渉することが一つ目の選択肢になるでしょう。
その時に大きな交渉材料となるのが、周辺オフィスの賃料相場です。
同じような条件で自社よりも安い物件がある場合や、賃料は同じなのにより築年数が浅かったり、
設備が整っていたりする物件があれば、賃料を下げてもらえる可能性があるでしょう。
貸主としては、物件に借り手がつかないことが一番困ることです。
そのため、できるだけ長く、確実に契約し続けてもらえることは大きなメリットです。
長期契約を約束することや、月払いを年払いに変更することで賃料を下げてもらえるかもしれません。
いずれにせよ、賃料交渉は簡単なものではありません。
自分たちではうまくいかない場合は、代理で家賃交渉をしてくれるサービスを利用することも検討してみましょう。
オフィスを移転する
オフィスコストの削減と聞いて、真っ先にイメージするのはオフィスの移転ではないでしょうか。
一般的にオフィスの移転で賃料を下げるためには、何かの条件を現在よりも下げる必要があります。
検討すべき主なポイントは以下の3つです。
立地
立地条件は賃料に大きく影響します。
オフィス面積をキープしたい場合は、立地条件を下げることを検討してみましょう。
同じ駅でも、駅から徒歩5分を徒歩15分の場所に変えれば、賃貸料は大きく下がるはずです。
同じ駅近でも駅によって賃料は大きく異なりますので、駅近という条件を外さずに、
都心部の駅から郊外の駅に移転するという方法もあります。
立地条件は従業員の満足度への影響が大きいことや、立地が変わることで交通費が上がる可能性もあるため、
その辺りも考慮して検討しましょう。
面積
立地条件を下げたくない場合は、オフィス面積を削減することでオフィス賃料を下げることができます。
現在のオフィスの利用状況を確認し、使っていない座席があったり、
利用率の低い会議室や応接室があったりするのであれば、最適な面積のオフィスに移転しましょう。
無理に狭いオフィスに移転すると、従業員の満足度を下げるだけでなく、
業務効率を下げることにもつながりますので、注意してください。
築年数
新しいオフィスは、それだけ賃料が高いことが多いです。
築年数が経過している物件であれば、同じ立地、面積であっても安く借りられる可能性があります。
建物が古くても、内装はきれいにリフォームされている物件もありますので、
そういった物件を狙っても良いのではないでしょうか。
以上の主な3つのポイント以外にも、設備レベルを下げることで賃料を下げられる可能性があります。
オフィスビルの共有施設として、会議室や応接室、食堂などが兼ね備えられていることがありますが、
こうした設備の整ったオフィスビルは賃料が高いです。
利用機会が少ないのであれば、外部施設を利用した方が安くつくでしょう。
移転の際には、賃料の安い新しい物件を検討することに加え、移転の際にかかるコストについて検討することも忘れてはいけません。
現在のオフィスを解約するときの解約料や原状回復費用、新しいオフィスの施工費用、
引越し代などもかかってきますので、慎重に検討してください。
オフィスの賃貸借面積を削減する
今のオフィスのままで無駄な座席や会議室などをなくし、賃貸借面積を削減するのも一つの方法です。
複数フロアを一つにまとめることができれば、フロア毎にかかっている共有部分の利用費用を抑えることができる上
（共有部分の利用費用がかからない物件もあります。）、新たな壁を作るなどの施工費用もかかりません。
シェアオフィスを活用する
複数の企業で一つのオフィスを利用するのが、シェアオフィスです。
立地条件が良いところにあることが多く、専用のオフィスを構えるのと比べると格安で利用することができます。
全てをシェアオフィスで…というのは現実的ではないかもしれませんが、
郊外に小さなオフィスを構え、都心部ではシェアオフィスを利用するなどの活用方法も考えられます。
オフィス賃料にかかわるオフィス改革
オフィスの賃料を下げることに関連したオフィス改革をご紹介します。
フリーアドレスの導入
社員一人一人に座席を用意するには、それ相応のスペースが必要となります。
しかし、個人デスクを用意していても、実際のところ営業担当者などは外回りで、座席が使われていない時間が多い場合もあるでしょう。
そのような場合に、仕事をする場所を自由に決められるフリーアドレス制を導入すると、省スペース化がはかれます。
同時にコミュニケーションの活性化も期待できますので、一度検討してみてはいかがでしょうか。
リモートワークの推進
一部社員をリモートワークに移行させることで、出社人数を削減することができます。
出社人数が減れば、自ずと必要なオフィスの面積も小さくなりますので、賃料を抑えることが可能です。
小さくても、出社しなければならない仕事をするためのオフィスは便利な立地にかりておけば、
従業員の満足度が下がることもありません。
光熱費や消耗品のコストが下がった分については、リモートワークをすることで発生する従業員の負担軽減に回すとしても、
交通費はそのままコスト削減に繋がります。
オフィスの賃料削減を検討するときには、リモートワークの導入についても検討してみることをお勧めします。
最後に
オフィスの賃料は、企業にとって大きなコストです。
何もしなくても固定でかかってくるものですから、この削減がうまくいけば安定して毎月のコストを下げることができます。
ただし、オフィス環境の満足度は従業員の満足度にも大きく影響しますから、無理な移転や規模縮小をすると、
結果的にマイナスになってしまう可能性もあります。
本当に無駄になっているのはどこなのか、何を優先するべきなのかはしっかりと見極めましょう。
フリーアドレスやリモートワークの導入など、働き方の変更も視野に入れ、オフィス賃料の削減に取り組んでみてくださいね。
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