新人さんはもちろん、何年も多くのメールをやりとりしている人であっても、意外と迷うことが多いのがビジネスメールの宛名の書き方。
本当にこれで良いのか不安に感じつつ、宛名を書いている人もいると思います。
そこで今回は、基本的な宛名の書き方から、ccの時や返信の時の宛名の書き方まで、ビジネスメールの宛名の書き方について解説します。
ビジネスメールの宛名の書き方の基本
ビジネスメールの宛名を書く際の基本から解説します。
社外宛
社外のお客様にメールを送信する場合の、基本の宛名の書き方は以下の通りです。
部署名
役職名（肩書）
氏名＋敬称
基本的にはフルネームを記載しますが、送る相手との関係性が深まっている場合には、名字だけでも構いません。
先方の名前を記載する場合、敬称は名前だけにつけます。
「○○ 株式会社 御中 ○○様」のように、会社名の後にも敬称をつけないようにしましょう。
- 複数に宛てて送る場合
宛名が5〜6名までは連名で記載します。
会社名と部署名の後に名前を記載しますが、その際の順番は役職順になるようにしましょう。
同じ役職の方が2人以上いる場合は、メールの内容に関連が深い方から順に記載します。
どちらも同じくらいの関係性であり判断に迷う場合は、分けてメールをしたほうが無難かもしれません。
名前を複数記載するときに、縦に並べるか、横に並べるかは決まっていません。
見やすさを重視してどちらにするかを決めましょう。
一般的に、3名までは縦に並べる方が見やすく、4名以上であれば横に並べる方が見やすいとされています。
1人に宛ててメールをするときにはフルネームが基本ですが、複数名に送るときは名字のみでも構いません。
ただし、同じ名字の方がおられる場合はフルネームで記載してください。
敬称は全て「様」に統一しても、役職名をつけても構いません。
- 複数の会社の方に宛てて送る場合
同じ会社の人だけでなく、複数の会社の方に宛ててメールを送る場合は、会社ごとにわけて宛名を記載します。
会社ごとに複数名いる場合は、会社名の後に連名で記載しましょう。
この際も、役職順になるように気をつけてください。
複数の会社宛に送る場合は、人数が3名以下でも横並びに名前を記載したほうがスッキリします。
会社の順番は、クライアントを先に、協力会社などはその後に記載します。
クライアントが2社以上の場合は一つのメールで送信せず、
手間がかかっても会社ごとに分けてメールを送信したほうが良いでしょう。
- 6~7名以上に宛てて送る場合
6~7名以上の大勢の人に向けてメールを送る場合は、連名で宛名を書くと大変見づらいです。
「各位」でまとめて記載しましょう。
「各位」は、複数名に敬意を示す言葉ですので、それ以上に敬称をつける必要はありません。
例えば「各位様」や「各位殿」は誤った使い方になります。
社内宛
続いて、社内の人にメールを送信する場合の宛名の書き方をご紹介します。
基本の書き方は以下の通りです。
役職名（肩書）
名字＋敬称
社内の場合、基本的には名字だけで構いませんが、
同じ名字の人が部署内に複数いる場合はフルネームを記載しましょう。
上司に対して「さん」を使うか「様」を使うかは、ある程度会社によって暗黙のルールがある場合が多いです。
どちらかわからない場合は、より丁寧な表現である「様」を使っておきましょう。
受信したメールから特長をつかんで、それにならうのが良いでしょう。
- 複数に宛てて送る場合
宛名が5〜6名までは連名で記載します。
部署名の後に名前を記載しますが、その際の順番は社内であっても役職順になるように注意しましょう。
送信対象者に同じ名字の方がおられる場合は、フルネームで記載しましょう。
敬称は全て「様」や「さん」に統一しても、役職名をつけても構いません。
- 6~7名以上に宛てて送る場合
6~7名以上の大勢の人に向けてメールを送る場合は、連名で宛名を書くと大変見づらいです。
社内の場合も「各位」でまとめて記載します。
ccを含めたビジネスメールの宛名の書き方
本当にこれで良いのか…迷ってしまう人が多いのが、このccを含めたビジネスメールの宛名の書き方ではないでしょうか。
toだけではなくcc宛にもメールを送った場合、確認漏れがないように
toの宛名の後にccの宛名も記載するようにしましょう。
ただし、toの宛名だけ記載してもマナー違反にはなりません。
例：
〇〇株式会社
営業部部長
A 様
（cc: B課長、C様）
ccの順序も、役職順になるように注意しましょう。
社外と社内の両方の人がいる場合は、社外→社内の順番に記載します。
その際、社内の人には敬称はつけません。
例：
〇〇株式会社
営業部部長
A 様
（cc: B課長、C様、弊社D）
cc宛の人数についても5〜6名以上を連名にすると見辛くなります。
人数が多い場合は「各位」でまとめましょう。
返信するときのビジネスメールの宛名の書き方
返信メールの時の宛名の書き方も、迷ってしまうことの一つでしょう。
基本的には返信メールの時も、会社名、部署、役職、フルネームの全てを記載するのがマナーです。
返信メールだから何かを省いても良いというルールはありません。
返信する相手が、メールの宛名に名前だけを書いていたり、社名と名前だけを書いていたりしても、
こちらは全て記載するようにしましょう。
ただし相手との関係性によっては、社名と名前だけや、名前だけでのやりとりも可能です。
その場合であっても、相手以上に省力することはないようにしておくと良いでしょう。
その他に知っておきたいビジネスメールの宛名に関するポイント
社名を省略しない
株式会社を（株）、有限会社を（有）と省略することがありますが、メールの宛名の際には使いません。
必ず、「株式会社」や「有限会社」のように正式な形で記載します。
また企業によっては、正式な社名よりもアルファベット表記の通称が広く使われているような場合があります。
しかしメールの宛名には、正式名称を記載するのがマナーです。
担当者名がわからない時
担当者名がわからない場合にメールを送る時に、部署名が分かっていれば、
「○○株式会社 営業部 御中」
と記載しても構いません。
もしくは、
「○○株式会社 営業部 ご担当者様」
「○○株式会社 総務部 経理ご担当者様」
のように、「ご担当者様」と記載することもできます。
このような場合はメールの件名などで、何の用件で、誰につなげば良いのかがわかりやすいように工夫しましょう。
部署名も不明で代表メールなどに連絡する場合は、
「採用ご担当者様」
「経理ご担当者様」
「広報ご担当者様」
といった形で表記します。
こちらも、メールの件名などで、何の用件で誰につなげば良いのかがわかりやすいように工夫しましょう。
殿が使えるのは同格か目下の時
「様」よりも「殿」の方がかしこまった印象を持っている方もいるかもしれませんが、「様」の方がより丁寧な表現です。
「殿」は相手が同格か目下の時に使える敬称ですので、社外の人には「様」を使うようにしましょう。
専門職の方宛には「先生」も使える
「様」でも間違いではありませんが、教授、医師、弁護士などの専門職の方にメールを送る場合、
敬称に「先生」が使われることも多いです。
こちらも間違いではありませんし、「先生」という表現を好む方もおられます。
前任からお客様情報の引き継ぎなどがある場合は、よく注意しましょう。
アドレスの順番にも注意する
明確に決まっているマナーではありませんが、アドレスの順番についても役職順にしておくとより丁寧です。
全く気にしないという人もいますが、その一方で気にする方もいることを考えると、
アドレスの順番にも気を配っておくほうが無難といえます。
最後に
メールで最も重要なのはもちろん、その内容でしょう。
しかし、メールの宛名の書き方によって、受取手の印象が変わってしまうことがあります。
内容は問題がないのにもかかわらず、宛名の書き方によって
「ビジネスマナーがなっていない！」と思われてしまっては、大変もったいないですよね。
また、正しいマナーを知っておくことに加えて、相手との関係性によって柔軟な対応をすることも大切なポイントです。
リモートワークが増え、ますますメールでのやりとりが増えている方も多いと思います。
気持ちの良いやりとりができるように、相手に配慮したメールの宛名を書いてくださいね。
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