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お役立ち記事

2023-01-27 09:00:18

メールの署名について解説!すぐに使えるテンプレートも

メールの署名について解説!すぐに使えるテンプレートも

取り引き先などにメールを送る際に、本文だけを記載していないでしょうか。
ビジネスで送るメールには署名が必要です。
署名を入れることで、そのメールが他ならぬ本人によって作成されたことの証明になります。
この記事では、メールの署名について解説します。
すぐに利用できるテンプレートも複数掲載していますので、業務でメールを送ることが多い方はぜひお読みください。

 

メールの署名とは

メールの署名とは、本人がメールを作成したことを示すサインのことです。
他ならぬ本人が作成したことの証拠となります。
ビジネスにおいては、単なる作成者の証明だけではなく、そのメールの責任の所在を明らかにする意味があります。
一般的に、メールの一番下に記載されます。
ビジネスメールの署名は主に以下のような内容で構成されます。
 

  • 会社名
  • 部署名
  • 役職
  • 氏名
  • 住所
  • 代表電話番号
  • FAX番号
  • 自分の電話番号
  • メールアドレス
  • WebサイトURL

このように、ビジネス上の基本的な情報を記載します。

ビジネスメールの署名は毎回必要?

ビジネスメールにおいて、署名は毎回必要なのでしょうか。
「すでに何度かやり取りしている相手であれば、署名は必要ないのでは?」と考える方が多いかもしれません。
しかし、ビジネスメールにおいて署名欄は基本的に、毎回必要と考えましょう。
複数回やり取りしている相手でも記載するのが好ましいといえます。
主な理由は以下の3点です。
 

  • 署名を見れば連絡先がすぐに分かるから
  • 署名のアドレスをクリックするだけで折り返せるから
  • メールの終わりが分かるから

まず、署名には送信元を明らかにする意味合いがあります。
メールの冒頭に記載された送信元の名前やメールアドレスだけでは、正確に「どこの誰なのか」を知ることはできません。
署名欄を記載しておけば、送信元を正確に把握できます。
また、多くのメーラーには署名欄の記載されたメールアドレスをクリックするだけで返信メールを作成できる機能が搭載されています。
相手に返信の手間をかけさせないためにも、メールアドレスを含んだ署名欄を記載しておくことは大切です。

さらに、署名欄にはメールの終わりを示す意味合いもあります。
相手にとっては、メールを最後まで読んだことを確認しやすくなるのです。
メールの返信を繰り返す場合は本文が長くなるため署名は必要ないという声がありますが、終わりを明確に示すためには毎回署名を入れるのが好ましいでしょう。

また、メルマガでは特定電子メール法から証明が必要です。
署名欄のないメルマガを配信すると罰則を受ける可能性があるため注意しましょう。

ビジネスメールの署名を作るときに意識すべきポイント

ビジネスメールの署名は以下のようなポイントを意識して作りましょう。

端末・メールソフトを変えても表示が崩れていないか確認する

表示する端末によって署名欄の表示が変わることがあります。
デザインが著しく崩れることもあるため注意が必要です。
相手に送る前にスマホ、パソコン、Webブラウザ、メールソフトなど表示する端末を変えて、形が崩れていないか確認しましょう。

文字化けがないか確認する

文字化けがないか確認することも大切です。
特に記号は文字化けすることが多いため、注意する必要があります。
環境依存文字は文字化けしやすいため、使用を控えましょう。
署名欄を作成した後は、自分宛にメールを送り、表示を確認してください。

デザインをシンプルにする

デザインをシンプルにすることも大切です。
署名欄はある程度個性を出せるため、デザインに凝る人も少なくありません。
しかし、ビジネスで使うものである以上、シンプルで見やすくすることが求められます。
あくまでTPOに合わせ、シンプルな署名欄を作成しましょう。

すぐに使えるメール署名欄のテンプレート

インターネットで検索するとすぐに使える署名欄のテンプレートが見つかります。
そのため、ゼロから署名欄を考える必要はありません。
一部を自社の情報に置き換えるだけで使える署名欄のテンプレートを掲載しますので、ぜひ利用してください。

テンプレート1

以下は、最もベーシックな署名欄のテンプレートです。
署名欄において華やかさを求める必要は特にないため、シンプルにしたい場合は以下のようなデザインでも問題ありません。
───────────────────
株式会社 ○○○○
〇〇部
○○担当
ビジ助 太郎(ビジスケ タロウ)
〒000-0000 東京都〇〇
TEL:03-0000-0000 FAX:03-0000-0000
Mobile:090-0000-0000
Email:***@*****.co.jp
URL:https://bizisuke.jp/
───────────────────

テンプレート2

他の記載とあえてわけることで会社名を目立たせているテンプレートです。
会社名を際立たせたい場合に使用します。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社 ○○〇〇
───────────────────
〇〇部
○○担当
ビジ助 太郎(ビジスケ タロウ)
〒000-0000 東京都〇〇
TEL:03-0000-0000 FAX:03-0000-0000
Mobile:090-0000-0000
Email:***@*****.co.jp
URL:https://bizisuke.jp/
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

テンプレート3

記号の組合せでスタイリッシュにしたテンプレートです。
環境依存文字を使用していないため、文字化けを気にせず安心して送れます。
ビジネスでは華美な印象になるため、一般顧客に送るメルマガ等に使用するのがおすすめです。
_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄
│株式会社 〇〇
│〇〇部
│○○担当
│ビジ助 太郎(ビジスケ タロウ)
│〒000-0000 東京都〇〇
│TEL:03-0000-0000 FAX:03-0000-0000
│Mobile:090-0000-0000
│Email:***@*****.co.jp
│URL:https://bizisuke.jp/
_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄

テンプレート4

会社によっては、英語圏の取り引き先にメールを送ることもあるでしょう。
その場合は以下のような署名欄を使用します。
日本語版の署名欄とは、名前、部署名、会社名、及び住所の表記順が変わる点に注意が必要です。
国外に送るため、「Japan」の表記も忘れずに入れましょう。
───────────────────
Taro Bizisuke
○○ Department
〇〇 Co., Ltd.
○○○ ○○-ku, Tokyo 000-0000, Japan
TEL:03-0000-0000 FAX:03-0000-0000
Mobile:090-0000-0000
Email:***@*****.co.jp
URL:https://bizisuke.jp/
───────────────────

メールの署名欄は自動的に入力されるように設定しておくと便利

メールの署名欄は自動的に入力されるように設定できるため、メールを作成するたびに入力する必要はありません。
メール作成を効率的に行うため、あらかじめ署名欄を設定しておきましょう。
署名欄の設定方法は使用しているメーラーやメールサービスによって異なります。
以下では、Gmailでの設定方法について解説します。

まずは、Gmailの画面から「すべての設定の表示」をクリックしましょう。
続いて、「署名」のセクションに署名欄として使うテキストを入力します。
完了したら、下部の「変更を保存」をクリックして署名欄を保存してください。
ただし、異なるデバイス間では署名の設定が共有されません。
パソコンで署名欄を設定していたとしても、スマホでは改めて署名欄を設定する必要があります。
複数のデバイスでメールを送っている場合は注意が必要です。

フリーランスでもメールの署名は必要

「署名欄は会社に所属している会社員が使用するもの」と考えている方が多いようです。
そのため「フリーランスであれば署名欄は必要ない」という意見があります。
しかし、フリーランスであってもビジネスを行っているのは同じこと。
署名欄にはビジネスにおいてメールの作成者や責任の所在を明らかにする意味があります。

このことから、フリーランスであっても、メールを送る際には署名欄を記載するのが適切といえるでしょう。
署名欄があることで、送信先の相手に信頼感を与えることができます。
会社の後ろ盾がないフリーランスにとっては、取り引き先に信用してもらうことは非常に重要です。
他のフリーランスとの差別化を図るためにも、メールを送る際は可能な限り署名欄を記載することをおすすめします。
フリーランスの場合は、会社名の代わりに屋号を記載するのが一般的です。
屋号がない場合は、特に記載する必要はありません。

また、住所や電話番号などの個人情報を記載することに抵抗を感じる方がいるかもしれません。
電話番号や住所は署名欄において重要な項目ですが、心配な場合はこれらを除いた署名欄を作成しましょう。
何度か取り引きしたことがある信頼できる取り引き先用に、個人情報を記載した別の署名欄を作成しておくのもおすすめです。
ビジネス用の電話番号を用意しておけば、署名欄に安心して記載できます。
また、自宅以外の住所を記載するために、バーチャルオフィスを契約しているフリーランスワーカーも少なくないようです。

まとめ

ビジネスメールでは必須となる署名について解説しました。
送信元を明らかにするため、メールに署名を記載することはとても大切です。
インターネット上では多くのテンプレートが見つかるため、署名欄のために頭を悩ませることはないでしょう。
デザインに凝ることもできますが、自社のイメージに合ったテンプレートを選んでください。

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