2023-01-30 09:00:17

メールでスマートな日程調整をするためのポイントを解説！

メールでの日程調整で時間がかかってしまったことはありませんか。
メールによる日程調整には、いくつかおさえておいていただきたいポイントがあります。
スムーズに日程調整できるようになれば、さまざまなメール対応で役立つはずです。
この記事では、メールによる日程調整のポイントや使える例文・フレーズについて解説します。
メール対応を行っている方は参考にしてください。

日程調整メールのポイント

日程調整メールには、ビジネスシーンならではの配慮が求められます。
以下では、日程調整メールを作成する際のポイントを紹介します。

日時を明確に指定する

最も重要なポイントといえるのが、日時を明確に指定することです。
日程調整メールの内容によっては誤解が生じ、相手と何度もやり取りすることになったり、最悪の場合は勘違いしたまま当日を迎えたりすることも考えられます。
よくあるのが、日だけを指定するケースです。
単に「10日」と伝えるだけでは、相手との認識に齟齬（そご）が生じていることがあります。
また、日だけのアバウトな指定では、相手にとっては何時を想定しておけばいいのかわかりません。
日だけではなく、月、曜日、時間まで明確に指定しましょう。
必要に応じて場所も指定してください。
相手とこちらの認識にズレが生じないような日程調整を心がけましょう。

候補日をいくつか挙げる

候補日をいくつか挙げることも大切です。
1つの日時しか指定しない場合、その日に相手が対応できなければ、何度もメールをやりとりすることになります。
相手にも都合があるため、そもそも１つの日時しか提案できない時点で、日程調整をすべきではありません。
3～5つ程度、候補日を挙げるのがベターです。
相手が対応できる日時を複数提案してくれた場合は、こちらの都合に応じて選んでもいいでしょう。

わかりやすい件名を設定する

ビジネスメールでは、内容に応じてわかりやすい件名を付けることが求められます。
日程調整のメールでも、わかりやすい件名を設定することが大切です。
日程調整のメールは、後から確認のために見返すことが考えられるため、「○○の件の日程について」などのように、何の日程調整に関するメールなのか件名でわかるようにしましょう。

送信前に内容を確認する

基本的なことですが、送信前にはメールの内容を慎重に確認してください。
日時調整のメールの場合、メールに記載している日時が間違っていると大きなトラブルに発展しかねません。
最悪の場合、相手のスケジュールを無駄にとらせるだけではなく、再度日程調整が必要なケースがあります。
こちらに非がある場合、相手が快く再調整に応じてくれるとは限りません。
間違いを防ぐために、送信前に記載されている日程を確認しましょう。

日程調整メールの書き方

以下では日程調整メールを「件名」「宛名・名乗り」「要旨」「候補日案内」「結び」の要素に分け、それぞれの書き方について解説します。

件名

件名は具体的にわかりやすく記載するのが鉄則です。
上記の「○○の件の日程について」のように、件名を見ただけで何に関する日程調整のメールなのかわかるように記載しましょう。
NG例は「お願い」「ご相談」などです。
おおまかな内容しか伺い知れず、何の日程調整なのかわかりません。
長過ぎる件名も好まれないため、短くまとめてください。

宛名・名乗り

本部の冒頭には宛名を書き、続いてこちらの名乗りを記載します。
これは、日程調整メールに限らず、ビジネスメール全体に共通する一般的なマナーです。
宛名と名乗りはいずれも名前単体で書くことはありません。
いずれも、

会社名
部署名
氏名（様）

順で記載します。
何度かやり取りしている相手であれば、一部を省略して問題ないでしょう。

要旨

名乗りに続き要旨として、何のアポイント・日程調整のためのメールなのかを伝えます。
「○○の件について、お打ち合わせの時間をいただきたくご連絡しました」「お話ししていた○○の件について、日程調整させていただければ幸いです」といった記載が一般的です。

候補日案内

上記のとおり、日程調整メールでは日時をひとつだけ指定するのではなく、複数の候補日を案内するのが一般的です。
3～5つを目安に箇条書きで記載しましょう。
月、日、曜日、時間まで正確に指定してください。
候補日はすべてこちらが間違いなく対応できる日を案内しましょう。
相手が移動の時間や手間を考えて返答できるように、オフラインで対面するイベントの場合は、場所も指定してください。
Zoomなどオンラインの打ち合わせの場合は、あらかじめURLを案内しておくことは必須ではありません。
ただし、約束の日時に間に合うように、余裕を持ってURLを指示しましょう。

結び

日程調整の結びでは、指定した候補日で相手の都合がつかない場合の対応について述べるのが一般的です。
「ご都合がつかない場合は、遠慮なくお申し付けください」などと記載します。

日程調整メールの例文

以下では、日程調整メールの例文を紹介します。

例文①こちらが候補日を提示する

こちらが候補日を提示する場合は、いかのようなメールを記載するのが一般的です。

件名：
お打ち合わせ日時調整のご相談
本文：
◯◯株式会社
○○部
○○様
お世話になっております。
○○株式会社、○○部の、〇〇と申します。

この度は以前お問い合わせいただいた○○の内容について、お打ち合わせの機会をいただきたく、ご連絡いたしました。

ご都合よろしければ貴社に伺い、1時間ほどお時間を頂戴できれば幸いです。

つきましては、以下日程にてご都合のよろしい日時を、お知らせいただけますでしょうか。

・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
上記日程でご都合が合わなければ、他の日程で調整しますので遠慮なくお申し付けください。
よろしくお願いいたします。

例文②先方に候補日を尋ねる

件名：
お打ち合わせ日時調整のご相談
本文：
◯◯株式会社
○○部
○○様
お世話になっております。
○○株式会社、○○部の、〇〇と申します。

先日お話ししておりました〇〇の件につきまして、弊社にてお打ち合わせさせていただきたくご連絡いたしました。
お時間は1時間ほど頂戴できれば幸いです。

お手数をおかけしますが、候補日をいくつかお教えいただけないでしょうか。

よろしくお願いいたします。

日程調整メールへの対応ポイント

日程調整のメールを受信し、対応する側になることも少なくありません。
スムーズに日程調整をまとめるためには、対応する側にも配慮が求められます。
以下では、日程調整メールへの対応ポイントを解説します。

なるべく早く返信する

上記のとおり、日程調整メールでは複数の候補日を案内するのが一般的です。
候補日を案内する側は、相手がどの候補日を選んでも対応できるようにすべての候補日のスケジュールを空けておかなければなりません。
つまり、日程調整メールへの返信が遅れると、相手はそれだけ長く候補日のスケジュールを空けておく必要があるのです。
日程調整がまとまれば、先の計画が立てやすくなります。
返信が遅れるとそれだけ、業務にも影響が出るため、日程調整メールにはなるべく早く返信することを心がけましょう。

必要に応じて電話する

日程調整メールへの返信を送った後は、電話で確認しておくと安心です。
会社や部署によっては、メールを常にチェックしていないことがあります。
日程調整が早くまとまらない場合、双方にとって不都合が生じるでしょう。
状況によっては電話でフォローしておくと印象が良くなります。

候補日に対応できない場合はこちらから希望日を伝える

自社の担当者の都合によっては、相手から案内された候補日に対応できないことがあります。
この際、再度相手から候補日を案内してもらうのは、スマートではありません。
反対に、こちらから希望日を伝えましょう。
送られてきたメールと同じように、複数の候補日を挙げるのがポイントです。

日程調整メールで使いやすいフレーズ

日程調整メールは、相手のスケジュールを確保してもらう必要があるため、使用する文言に注意しなければなりません。
以下のようなフレーズは日程調整メールで使いやすいため、覚えておきましょう。

～いたしかねます

「かねる」は「〜できない」を意味する言葉です。
相手から提案された日程に対応できない場合に、使いやすいフレーズです。
【例文】
・あいにく別件の予定が入っており、出席いたしかねます。

～することがかないません

「かないません」は「できない」ことを丁寧に伝えるためのフレーズであり、「いたしかねます」と同じような感覚で使えます。
「申し訳ないが、対応できない」というニュアンスが強いフレーズです。
【例文】
・申し訳ありませんが予定があり、対応がかないません。

お時間を頂戴したく存じます

「お時間を頂戴したく存じます」は、相手にスケジュールを確保してほしい旨を丁寧に伝えられるフレーズです。
一方的にこちらの要求を伝えるニュアンスが弱くなり、日程調整メールの印象が良くなります。
【例文】
・○○の件のお打ち合わせで、お時間を頂戴したく存じます。

ご都合いかがでしょうか

「ご都合いかがでしょうか」は、相手の都合を伺うフレーズです。
上記の「お時間を頂戴したく存じます」とあわせて使うことで、相手のスケジュールにも配慮する印象になります。
「都合を教えてください」という表現だとストレートすぎる印象があるため、ビジネスでは「ご都合いかがでしょうか」を使うのが一般的です。
【例文】
・来週頭のご都合はいかがでしょうか。