2023-04-21 08:30:49

企業が目指すべきペーパーレス化とは？5つのメリットとポイントを解説

テレワークの普及やDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進が求められる中、企業が目指すべきペーパーレス化も同様に注目を集めています。
この記事では、ペーパーレス化とは何か、そのメリットや実装のポイント、そして従業員や環境へのメリットを踏まえたうえで、企業がペーパーレス化を目指すべき理由を解説します。
業務効率を向上させる方法やコストダウンの方法を模索している方は参考にしてください。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、電子データを活用して紙資源の使用を極力なくすことです。
近年は電子データが一般的になり、物理的な紙資料を使用することが必然ではなくなりました。
パソコンをはじめ、スマホやタブレットなどデジタルデバイスが一般化したことも電子データの普及を後押ししています。
ペーパーレス化はこうした流れから広まった、エコロジー、コスト削減のための取り組みです。

ビジネスでは会議の資料などを印刷せず、ペーパーレス化する取り組みが広まっています。
ビジネス以外でのペーパーレス化の例も少なくありません。
電子書籍や電子チケットなどは一般社会にも浸透している代表的なペーパーレス化の例といえるでしょう。

詳しくは、「電子帳簿保存法の改正！対応するために企業が知っておくべきこと」や「電子帳簿保存法の申請方法は？法改正で申請・承認が不要になる？」で解説しておりますので、合わせてご確認ください。

ペーパーレス化がもたらすメリット

ビジネスでペーパーレス化を実施すると、以下のようなメリットが期待できます。

業務効率向上

情報を電子データで管理するようになると、受け渡しや確認が容易になります。
近年は、クラウドストレージを利用して情報共有を行っている企業も少なくありません。
関連部署で共同編集を行うこともできます。

また、契約をオンラインで完結させることも可能です。
煩雑な紙でのやり取りがなくなるため、契約が大幅に効率化されます。

こうした業務効率の向上はペーパーレス化による代表的なメリットです。

ヒューマンエラーの防止

紙で資料を持ち歩いていると、紛失や破損などのヒューマンエラーのリスクがつきまといます。
情報をペーパーレス化している場合、バックアップを徹底すればこうしたヒューマンエラーによって消失してしまうリスクを軽減できるでしょう。

コスト削減

コスト削減や省スペース化もペーパーレス化による代表的なメリットです。
電子データで情報を管理するため印刷する必要はありません。
用紙やインク、トナーのコストが削減されます。

また、紙資料を取り扱う場合、保管スペースが必要です。
ペーパーレス化すると、保管場所を大幅に省スペース化できます。
紙資料の保管のために用意していたスペースをなくせば、オフィス全体をコンパクトにすることも可能です。
このことから、紙で保管していた資料をすべてスキャンし、ペーパーレス化に踏み切るオフィスもあります。

BCP対策

ペーパーレス化はBCP対策としても有効です。
BPC対策とは「事業継続対策」のことです。
地震・台風・火事などの有事を想定し、被害を最小限に抑え速やかに事業を復旧するための対策を指します。
日本で大型災害が相次いでいる状況を踏まえ、多くの国内企業で一般的になってきているリスクマネジメントの取り組みです。

紙資料で情報を管理している場合、地震や火事などが起こると消失してしまう可能性が高くなります。
失われた情報の内容によっては、すぐに業務を再開させることは困難です。
通常稼働に戻れない期間は、そのまま機会損失につながります。

BCP対策として、重要な情報を電子化しておき遠隔地のクラウドストレージなどに保管しておくのが一般的です。

オフィスが物理的な被害にあったとしてもペーパーレス化に対応していれば、クラウド上のデータは無事なため、すぐに情報を引き出して業務を再開できます。

SDGs対応

ペーパーレス化は資源保護にもつながります。
近年話題のSDGsに対応する取り組みとしても有効です。
Webサイトなどで自社がペーパーレス化を実施していることを打ち出せば、SDGsを意識している企業としてアピールできます。

ペーパーレス化はスモールスタートで

上記のようにペーパーレス化は企業にとってメリットが多い取り組みです。

しかし、これまで紙資料の使用が根強く定着している企業の場合、全社的にペーパーレス化に切り替えるのは難しい場合があります。
ペーパーレス化によって混乱が生じれば、業務の立て直しが困難になるかもしれません。

そこで、ペーパーレス化は部署やセグメントを限定してスモールスタートで着手するのがおすすめです。
一部の部署で感触を確かめながらノウハウを蓄積し、徐々に全社へ浸透させていきましょう。

ペーパーレス化ツールの選び方

一口にペーパーレス化ツールといっても、さまざまな種類があります。
ファイルをクラウド上に格納できるクラウドストレージ、契約をオンラインで完結できる契約サービス、名刺を管理できるツールなどが代表例です。
まずは、どの業務をペーパーレス化したいのか検討しましょう。

操作性に優れるツールを選ぶことも大切です。
実際に使うことになる従業員がスムーズに扱えない場合、業務効率が落ちてしまいます。
従業員のリテラシーに合わせ、直感的に操作できるツールを選びましょう。

まとめ

ペーパーレス化は、コスト削減や生産性向上など、多くのメリットをもたらします。
また、社内のDX化を推進するうえでも重要なステップであり、いずれは多くの業務がデジタル情報を活用したものに移り変わっていくと見込まれています。
新しい業務スタイルに対応するため、早々にペーパーレス化へ着手しましょう。

ペーパーレス化が大きく関連している2022年1月に改正された電子帳簿保存法。
詳しくは、「電子帳簿保存法の改正！対応するために企業が知っておくべきこと」や「電子帳簿保存法の申請方法は？法改正で申請・承認が不要になる？」で解説しておりますので、合わせてご確認ください。
また、スターティアではペーパーレス化や上記の電子帳簿保存法に対応できるサービスとして、法人用ストレージサービス「COCORO OFFICE」を提供しております。
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