近年、業務効率化の観点からオフィス用コピー機・複合機は、「ADF機能」を備えたものが選ばれています。
ADFは、オフィスワークを効率化する便利な機能であり、多くのコピー機・複合機に標準で装備されています。

そこで今回は、コピー機・複合機のADF機能についてご紹介します。
特徴や機能、一般的な利用手順を徹底解説しますので、ぜひ参考にしてください。

 

コピー機・複合機の「ADF」とは？

コピー機・複合機におけるADFは「Automatic Document Feeder」の頭文字を取った用語で、「自動原稿供給装置」を意味します。

一般的な業務用コピー機・複合機の場合、A4サイズの普通紙を最大50枚までセットできます。
AFDを備える機種を使うことで、大量の文書を自動で読み取り、印刷やスキャン、FAXの作業を効率よく進められるのです。

ただし、ADFを利用する際は文書の状態や用紙の質、そしてクリップやホッチキスの針が残っていないかを確認する必要があります。
不適切に原稿・用紙を設定した場合、紙詰まりや故障のリスクが高まるため、注意しましょう。

ADFの種類

ADFには「両面原稿自動反転タイプ」と「両面同時読み取りタイプ（ワンパス両面ADF）」の2種類があります。

両面原稿自動反転タイプは、両面の文書をセットしてスタートボタンを押すと、最初に片面を読み取り、装置内で自動的に裏返して裏面も読み取るという仕組みです。
これにより、多くの業務用コピー機・複合機が採用するタイプで、両面印刷の文書を一枚一枚裏返す手間がなくなります。

一方の両面同時読み取りADFタイプは、両面を一度にスキャンして排出します。
両面原稿自動反転タイプよりも高速に処理できるため、印刷・スキャンの効率化が上がります。

また、紙を反転させる工程がないため、原稿が傷つくリスクが軽減されます。

ADFの主な機能

ADFの主要機能は「自動両面スキャン（ワンパス）」「白紙検知」「重送検知」「OCR（光学文字認識）」の4つです。
ここでは、自動両面スキャン以外の3つの機能について、くわしく解説します。

白紙検知

白紙検知とは、ADFが白紙を読み込んだ場合にメッセージを表示する機能のことです。

機種によっては、白紙の原稿を自動的に除去し、印刷・スキャンに結果に反映させないようにしてくれます。
不要な印刷を減らしてくれるため、印刷コストの削減に繋がる機能です。

重送検知

重送機能は、2枚以上の原稿を誤って読み取った際、メッセージを表示する機能です。
コピー機・複合機本体に超音波を発する装置が備わっており、ADF起動中はその音波の変化から、重送の発生を検知します。

万が一、重送が発生した場合はスキャンを停止するか、1からやり直します。

OCR（光学文字認識）

OCRは、スキャンした電子データから文字を読み取り、テキストデータに変換・出力する機能のことです。

請求書や契約書を電子データで保存したり、紙の書籍をデジタル化したりと、幅広い用途で使われます。
ADFで大量の原稿を素早く読み込み、OCRでデータ化することで、あらゆる情報の管理・共有を効率化できるのです。

また、コピー機・複合機によっては、クラウドとの連携に対応しています。
OCRで変換されたテキストデータを連携済のストレージサービスに自動送信するなど、使い方次第で大幅な業務効率化に繋がるでしょう。

ADFの基本的な利用手順

ここでは、ADFの基本的な利用手順について、コピー・FAX・スキャンにわけて解説します。

コピーの場合

ADFでコピーをする場合、まずは原稿にクリップやホチキスが留められていないか、確認します。

テープや付箋紙が貼ってある場合も、これらを外してください。
ADFに原稿を乗せる際、読み取りたい面を上にしてセットします。

一般的な業務用コピー機・複合機の場合、ADFには普通紙を約50枚までセットできますが、厚い紙・薄い紙は紙詰まりの原因になるため使用を避けてください。

原稿をセットしたら、本体のADFガイドを用紙と同じサイズに調整します。
操作パネルで適切に設定をしたら、スタートボタンを押してコピーを開始します。　　　

FAXの場合

一部のコピー機・複合機は、ADFで読み取ったデータをFAXで送信できます。

ADFで原稿を読み取った後、本体のタッチパネルで「FAX」を選択してください。
次に送り先のFAX番号を入力し、「送信」を押せば完了です。

同じ送り先に複数の原稿を送る場合、通常のFAXでは手間と時間がかかります。
コピー機・複合機のADFを使えば、効率的に原稿を送信できるためおすすめです。

スキャンの場合

コピーおよびFAXと同じ手順で、複数の原稿をまとめてスキャンできます。

手順は簡単で、原稿読み取り時にタッチパネルから「スキャン」を選択してください。
必要に応じて原稿サイズやカラーモードも設定しましょう。

なお、ADFでスキャンすると、読み取りサイズが自動的に変更される可能性があります。

誤ったサイズになっていないか、事前にテストするといいでしょう。

ADFを活用するメリットは？

ここでは、コピー機・複合機のADFを活用するメリットを掘り下げます。

業務効率化

ADFは、さまざまなオフィスワークの自動化・効率化を図る機能です。

たとえば、ADFには複数枚の原稿を一度にセットでき、コピーが始まると自動的に原稿の入れ替えが行われます。

途中で原稿をセットし直す必要がないため、無駄な手間を省けるのです。
また、FAX送信やスキャンも可能であり、一部の工程を省略および自動化できるのもメリットでしょう。

社内のペーパーレス推進

2022年1月1日以降、「電子帳簿保存法」の要件が緩和されたことで、ペーパーレス化推進に舵を切る企業が増えました。

ADFは、自社における書類資料や請求書、契約書などのペーパーレス化を後押しします。
コピー機・複合機のADFを使えば、大量の原稿を効率的にスキャンでき、既存の紙文書のデータ化が容易です。
データ化した原稿は、社内サーバー（NAS）やクラウドで管理するといいでしょう。

特にクラウドで管理する場合、資料を社外から閲覧・編集できるため大変便利です。
情報漏えいや不正アクセス対策は欠かせませんが、社内のペーパーレス化推進、ひいては業務効率化に繋がるでしょう。

▼関連記事▼
電子帳簿保存法の改正！対応するために企業が知っておくべきこと

ミスプリント防止

ADFの白紙検知や重送検知により、不備のある原稿は自動的に除去されます。
これにより、ミスプリント防止が期待できるほか、印刷コストの削減にも繋がります。

ADFを最大限に活用するためのポイントは？

ADFは、コピー機・複合機のソート機能やステープル機能、ブックレット作成機能と組み合わせるのがおすすめです。

いずれもADFと親和性が高く、併用によって業務効率化が期待できます。

ソート機能とは、印刷物を部数単位で自動的に仕分ける機能です。
印刷業務の効率化をサポートする便利機能で、資料作成にかかる手間と時間を大幅に削減できます。

ステーブル機能は、コピーした印刷物に対し、自動的にホチキス留めをする機能です。
ADFと併用することで、枚数の多い資料などを効率的に印刷・作成できます。

そしてブックレット機能は、読み取った原稿を1枚の用紙に2ページずつ両面印刷する機能のことです。
それを中綴じすることで、小冊子を簡単に作成できます。
自社パンフレットなどをコピーし、冊子化するのに役立つでしょう。

ADF活用時の注意点とは？

ここからは、コピー機・複合機のADFを活用する際に知っておきたい注意点を解説します。

指定の用紙以外は使えない可能性がある

一般的にADFは、以下の用紙に対応しています。
 

• コピー用紙（A4・A5・B5など）
• カード類（IDカードや名詞など）
• 写真用紙（マット紙や光沢紙など）

これら以外の用紙については、ADFにセットできなかったり、読み取れなかったりする可能性があります。
また、用紙の厚さ・状態・量についても注意を払います。

用紙は極端に厚いもの、薄いものは避け、シワや破れがないか確認します。
印刷枚数も適正範囲に留め、コピー機・複合機の故障や紙詰まりが起こらないようにします。

製本された原稿は非対応

ADFは、製本済の原稿や、束ねられた冊子には対応しません。

こうした原稿を読み取る場合、ホチキスを外して1ページずつばらします。

1枚1枚読み取れるようにしてから、ADFに原稿をセットしてください。

ADF読み込み部分の汚れに注意

ADFの読み込み部分が汚れていると、読み取ったスキャンデータに黒い線が入る可能性があります。
このようなトラブルが発生した場合、読み込み部分をクリーニングクロスで拭くといいでしょう。

なお、両面同時読み取り機能を備えるADFは、ガラス面の清掃も大切です。

定期的にガラス面を清掃することで、スキャン品質の低下を防ぎます。

ADF機能つきコピー機・複合機を選ぶポイントは？

以下、ADF機能つきコピー機・複合機を選ぶポイントまとめました。
自社ニーズに合わせて、最適な機種を選びましょう。

両面同時読み取り機能の有無

中規模〜大規模オフィスには、両面同時読み取りタイプのADFを備えたコピー機・複合機がおすすめです。

一般的な両面原稿自動反転タイプのADFに比べ、読み取り速度が早く、印刷業務を効率的に処理できます。

最大読み取りサイズと最小読み取りサイズ

機種によって原稿の最大読み取りサイズと最小読み取りサイズが異なります。
使用する原稿サイズに対応するかどうか、事前に確認することが大切です。

スマホ対応の有無

スマホ対応のADF機能つきコピー機・複合機も販売されています。
コピーやスキャン、印刷をスマホから直接実行できるため、その都度コピー機・複合機まで移動しなくて済みます。

まとめ

自社のコピー機・複合機の入れ替えを検討している場合、高性能のADFを備える機種がおすすめです。
ADF機能つきのコピー機・複合機を導入することで、オフィスの印刷業務が大幅に効率化されます。

スターティアでは、月額3,000円から利用できるコピー機・複合機のリース/レンタルサービスをご提供しております。

弊社取り扱いのコピー機・複合機の中から、お客様の利用状況を考慮して最適な機種をご提案いたします。
低コストで新しいコピー機・複合機を導入するなら、ぜひ当社サービスをご利用ください。

おすすめ資料ランキング

お問い合わせはこちら